Panduan Mengirim Dokumen Ke Luar Negeri Dengan Aman

Mengirim dokumen ke luar negeri bukanlah hal sepele, terutama bagi pekerja dan pengusaha yang bergantung pada ketepatan waktu dan keamanan. Mulai dari kontrak bisnis, dokumen hukum, paspor, kartu identitas, dokumen perjanjian kerjasama, kuitansi, tagihan, surat pengantar, dokumen perusahaan, lembar saham, naskah, hingga ijazah penting, setiap dokumen perlu ditangani dengan prosedur yang benar untuk menghindari risiko keterlambatan atau kerusakan.

Berikut panduan praktis untuk memastikan dokumen Anda sampai dengan aman dan tepat waktu.

1. Cek Ketentuan Di Negara Tujuan

Sebelum mengirimkan, pastikan dokumen sudah lengkap dan sesuai kebutuhan penerima. Beberapa negara mensyaratkan dokumen tertentu dilegalisir atau disertai apostille. Selalu cek ketentuan negara tujuan untuk menghindari kendala di proses bea cukai.

2. Pasang Label Pada Kemasan

Dokumen perlu dilindungi dari lipatan, sobek, atau basah selama perjalanan. Gunakan plastik pelindung dan masukkan ke dalam amplop karton keras. Untuk dokumen yang sangat penting, tambahkan segel "Do Not Fold" atau "Sensitive Documents" agar penanganannya lebih hati-hati.

3. Tips Mengemas Dokumen dengan Baik

Untuk melindungi dokumen dari kerusakan akibat cuaca atau faktor lainnya selama pengiriman, pastikan untuk memberikan kemasan tambahan, seperti plastik dokumen yang sesuai. Berikut tips tambahan untuk memastikan dokumen Anda terlindungi dengan baik:

• Gunakan Amplop atau Map Khusus: Pilih amplop kertas tebal atau map dengan lapisan pelindung plastik.
• Plastik Dokumen: Tempatkan dokumen dalam plastik anti-air untuk melindungi dari tumpahan atau kelembapan.
• Tandai Amplop dengan Jelas: Tulis keterangan isi dokumen dan alamat tujuan dengan rapi.
• Gunakan Penyekat: Untuk dokumen beragam ukuran, gunakan penyekat di dalam map.
• Simpan di Tempat Tepat: Pastikan dokumen tersimpan di tempat sejuk, kering, dan tidak terkena sinar matahari langsung.
• Backup Digital: Buat salinan digital dokumen penting sebagai cadangan.
• Cek Kondisi Dokumen Secara Berkala: Pastikan tidak ada kerusakan selama penyimpanan.
• Asuransikan Dokumen: Jika bernilai tinggi, pertimbangkan mengasuransikannya.

4. Perhatikan Hal-Hal Penting Ini

• Penulisan alamat: Lengkap, jelas, sertakan kode pos dan nomor telepon penerima.
• Hindari barang terlarang: Jangan selipkan uang tunai atau barang berharga di dalam dokumen.
• Waspadai inspeksi tambahan: Negara seperti China dan India sering melakukan pemeriksaan ekstra pada dokumen masuk.

Dengan memperhatikan detail ini, Anda bisa menghindari keterlambatan atau penolakan dokumen di negara tujuan.

5. Pilih Jasa Pengiriman yang Berpengalaman

Saat memilih jasa pengiriman, prioritaskan perusahaan yang sudah terbukti berpengalaman dalam menangani pengiriman dokumen internasional seperti EXSIS Express, yang telah menangani ribuan kiriman dokumen ke seluruh dunia selama lebih dari 20 tahun.

EXSIS Express memahami seluruh prosedur pengemasan, regulasi ekspor, serta kebutuhan kecepatan dan keamanan yang tinggi untuk setiap dokumen Anda. Dengan pilihan opsi pengiriman express (1–3 hari) dan standard service (3–5 hari) EXSIS dapat memenuhi kebutuhan pengiriman yang mendesak.

Pengiriman EXSIS menjangkau lebih dari 200 negara dengan dukungan layanan customer service yang dpaat dihubungi 24/7, serta fitur pelacakan real-time dan konfirmasi tanda terima, agar Anda bisa memantau keamanan perjalanan dokumen setiap saat.

Dengan mengikuti panduan ini, kini Anda dapat memastikan dokumen penting Anda sampai ke tangan penerima dengan aman, cepat, dan tanpa hambatan.

Untuk kemudahan dan ketenangan pikiran Anda dalam setiap pengiriman dokumen ke luar negeri, percayakan kebutuhan pengiriman dokumen Anda kepada EXSIS Express.